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贵阳中医学院公文处理办法
时间:2015年06月12日     来源:     作者:     发布:温义宁    

 

(2005年6月13日印发)



第一章 总则

第-条 为使我院的公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文质量和办文效率,根据《中国共产党机关公文处理条例》(中办发〔1996〕14号)、《国家行政机关公文处理办法》(国发〔2000〕23号)和贵州省有关规定,结合我院实际情况,制定本办法。

第二条 公文是有法定效力和规范体式的公务文书,是进行党政管理的重要工具。公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,做到及时、准确、安全。

第三条 党委办公室、院长办公室是我院党政公文处理的管理机构,并负责指导院属各部门的公文处理工作。

第四条 院属各部门的负责人应当高度重视公文处理工作,模范遵守本办法并加强对本部门公文处理工作的领导和检查。各部门应当指定专人负责公文处理工作。

第二章 公文种类

第五条 我院常用的公文种类:

(一) 决议

用于经会议讨论通过的重要决策事项。

(二) 决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销我院不适当的决定事项。

(三) 通知

适用于转发上级领导机关和不相隶属机关的公文,发布规章制度,传达要求院属各部门办理、执行、周知的事项,任免和聘用人员。

(四) 通报

适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

(五) 报告

适用于我院向上级机关或院属各部门向学院汇报工作、反映情况、答复询问。

(六) 请示

适用于我院向上级机关或院属各部门向学院请求指示、批准。

(七) 批复

适用于答复院属各部门请示事项。

(八) 意见

适用于对重要问题提出意见和处理办法。

(九) 函

适用于与不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题。

(十) 会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

(十一) 规定

用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

第三章 公文格式

第六条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

上报学院的公文应包含标题、主送、正文、日期、印章等内容。

第七条 公文按规定采用国际标准A4型(2l0mm×297mm)纸打印,左侧装订。

第四章 行文规则

第八条 凡属党务事项,以党组织的名义行文;凡属行政事项,以行政名义行文。行文关系根据隶属关系和职权范围确定,-般不得越级请示和报告。

第九条 学院统一对外行文,学院各职能部门不得自行对外正式行文。院属各部门可以函的形式同有关部门及单位商洽工作、询问和答复问题。

第十条 报请学院研究、答复的公文如涉及学院多个职能部门,牵头部门应事先与涉及的部门协调沟通,方可上报。属于主管部门职权范围内的具体问题,应当直接送交该主管部门处理。

第十一条 除学院领导直接交办的事项外,院属各部门不得以部门名义向学院领导个人报送“请示”、“意见”和“报告”。

“请示”应当一文一事,逐级上报,不得越级,不得多头报送。

“报告”不得夹带请示事项。

第五章 发文办理

第十二条 发文办理指制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第十三条 我院常用发文字号见《贵阳中医学院常用发文字号表》。

未编文号但以学院和办公室名义印发的公文具有同等效力。

第十四条 草拟公文应当做到:

(一)符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示,完整、准确体现发文意图。

(二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,层次分明,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

(三)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

(四)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。日期应当写明具体的年、月、日。

(五)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“l.”,第四层为“(1)”。

(六)应当使用国家法定计量单位。

(七)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

(八)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

第十五条 公文内容如涉及多个部门,主办部门应送相关部门会签。

第十六条 草拟公文应一律采用A4纸打印,并附电子文本,逐项填写“中共贵阳中医学院委员会发文稿纸”或“贵阳中医学院发文稿纸”,送党委办公室或院长办公室。有时限要求的公文,承办部门须提前一天送党委办公室或院长办公室。特事特办。

第十七条 草拟公文经办公室送院领导签发。院领导审核前,由办公室做好核稿工作。核稿的重点是:是否需要行文,公文内容、文字表述、文种使用、文件格式是否符合本办法的规定等。

第十八条 以学院名义制发的公文,经分管院领导审核后,由办公室送交学院主要负责人或主持工作的负责人签发。公文一经签发,不得更改,如需改动,应报签发人审核。

第十九条 公文正式印制前,应由学院文印室进行复核,复核重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,公文格式、文种使用、文字表述是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。

第六章 收文办理

第二十条 收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第二十一条 收到部门上报的需要办理的公文,办公室应当进行审核。审核的重点是:是否应由本部门办理;是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定;涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。

第二十二条 经审核,对符合本办法规定的院内公文,办公室应及时提出拟办意见,送分管院领导批示;办公室按院领导批示意见应尽快转交给承办部门;紧急公文,应向院领导和承办部门说明情况,当天回复。对不符合本办法规定的院内公文,经办公室负责人同意,退回呈报单位,并说明理由。

第二十三条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的,应当及时退回交办的部门,并说明理由。

第二十四条 收到上级机关下发或交办的公文,由办公室提出拟办意见,送院领导批示后办理。

第二十五条 除直接交办事宜外,院领导一般不直接收取院属各部门请示或报告。

第二十六条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商;如有分歧,主办部门负责人要出面协调,如仍不能取得一致时,可以提出明确意见经办公室上报主管院领导审批、裁定。

第二十七条 审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。

第二十八条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文,办公室要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办、-般公文定期催办。

第七章 公文管理

第二十九条 公文办理完毕后,应及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。

第三十条 院内相关部门合并时,全部公文应当随之合并管理。部门撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。

第三十一条 公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。

第三十二条 凡学院发送的公文,各部门要有专人签收、保管。机要文件定期清退,集中销毁。凡属规章制度性的或涉及本部门的院内文件要妥为保存。

第三十三条 上级机关的公文,除绝密或注明不准翻印的以外,经主管院领导同意,办公室可以翻印、复印、转发,按正式文件管理。

第八章 附 则

第三十四条 本办法自发布之日起施行。

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